常见公文错情原因分析及对策建议

公文是各级党政机关实施领导、履行职能、处理公务、公开信息的重要载体，直接体现执政能力和治理能力。公文的瑕疵和疏漏，不仅影响工作效率，还影响机关形象，必须高度重视，认真研究，妥善解决。

一、从个人起草文件的角度来看

起草公文是一项系统工作，涉及“素材收集整理、文件起草编写、内容审核修改、词句格式校对、文件初稿排版、收发流转使用”等多个环节，目前大量基础性工作需由人工完成，特别是在校对和排版的环节，有时修订高达几百处，人工重复操作速度缓慢，劳动强度大，占用和耗费了工作人员大量的精力，在缺乏专业知识和技术辅助的情况下，很容易出现内容和格式等问题。

二、从职能部门管理的角度来看

（一）发现错情难

办公部门在开展公文管理指导和督查时，需要面对全系统上报的大量公文，仅仅单纯依靠人工浏览的方式，准确发现错情有一定难度。

（二）培训指导难

《党政机关公文处理工作条例》规定的文种共包括15种，《党政机关公文格式》规定的公文国标版式要素多达20余种，单纯依靠课堂培训和口头讲解，难以起到立竿见影的效果。

三、从公文处理要求的角度来看

写好公文需要深厚的文字功底，既要内容准确无误的要求，也要格式规范美观。《党政机关公文处理工作条例》要求以“准确规范、精简高效”为原则。部分单位的内部公文模板与国标的常用格式有细微差别，需要耗费大量时间进行内容增删，每一个格式要素需要由手工逐一设置，自动化程度低。

综合来看，之所以出现上述问题，既有机关内部文件处理工作量大与专业人员相对少的突出矛盾，也缘于目前的公文质量管理工作方法相对单一、方式相对落后，智能化、体系化、自动化水平较低。要想解决这个突出问题，在提高工作人员能力和素质的同时，引入必要的技术手段是大势所趋。比如，依靠技术手段生成规范化和高精准的模板，能够很好地解决模板选取、要素设置等难点，智能纠错技术则能辅助工作人员对公文进行快速校对，发现一些人工校对难以发现的问题，确保公文内容安全。

四、“智慧公文质量管理系统”—公文内容安全的自动化、智能化、体系化解决方案

北京法意科技公司的公文类产品“智慧公文质量管理系统”以智能化方式提高党政机关公文质量管理工作为目标，集成“智能生成、智能纠错、一键排版、内容比对、错情筛查”等五大模块，具有标准严格、功能齐全、方便使用三大特点，能够辅助工作人员缩短公文起草、审核、校对和排版时间，体系化提升公文质量，提高办公效率。

（一）主要模块

1.智能生成模块

一是标准化格式，软件内置模板库、范文库和素材库，包含15种法定公文50余个标准模板，确保公文格式和内容符合党政机关规范要求。二是向导式指引，模板按类别管理并与各要素对应，可按步骤填写，所见即所得。三是智能化推送，可根据选择的模板推送该模板常用的篇前撮要、开头语、结束语等。四是精准化匹配，用户可通过关键词检索素材库内容并直接导入到文中，实现智能化写作，提高办公效率。

2.智能纠错模块

该软件除具备错别字词检查等基础功能外，还拥有公文规则纠错等核心优势功能，与同类产品相比，该系统的纠错规则更多，词条更新更加及时，更加紧跟时政。

主要纠错内容包括：一是能够检查公文中的领导人姓名、职务等信息是否准确等。二是检查文种选用是否正确规范，重点检查是否选用错误文种、是否存在文种冗杂。三是检查格式要素是否完整齐全。四是检查各构成要素之间是否符合逻辑。五是检查行文原则、行文关系、行文程序是否符合规范要求。六是检查错别字词、敏感字词以及标点符号使用不当等。七是检查公文内容是否重复，是否存在明显病句等。